Déconfinement : 11 conseils en communication pour soutenir vos plans
À l’heure où le gouvernement annonce ses premières mesures de déconfinement, les organisations se préparent à un nouveau tour de force communicationnel pour annoncer la reprise graduelle de leurs activités.
Si le déconfinement se vit différemment d’une organisation à l’autre – retour complet des employés, retour partiel, continuité du télétravail –, certains questionnements demeurent universels : Comment assurer la conciliation travail-famille? Comment sécuriser les employés? Quel ton employer?
Commençons d’abord par quatre principes à préconiser dans vos communications :
- Soyez clairs et précis : ne laissez aucune zone grise
- L’humain d’abord : vos employés sont votre priorité
- Communiquez fréquemment : idéalement sur diverses plateformes
- Adoptez le bon ton : rassurant, neutre et assuré
Voyons maintenant les éléments clés à prendre en considération lors de vos communications entourant le déconfinement.
Un plan de déconfinement solide
Que devrait-on retrouver dans un plan de déconfinement? Nous suggérons de d’abord faire un bilan de la situation actuelle et des actions prises jusqu’à présent. S’en suit un énoncé des scénarios possibles, ainsi que de la liste des mesures mises en place. Finalement, un échéancier des prochaines étapes et les coordonnées des personnes-ressources le complètent.
Voici quatre autres conseils pour bien traverser cette étape :
- Testez votre plan avec des personnes représentatives de votre organisation.
- Favorisez le contact humain. Si possible, divulguez vos plans importants par vidéo-conférence.
- Véhiculez vos messages en utilisant plusieurs canaux de communication (médias sociaux, infolettre, etc.).
- Soyez flexibles et prêts à vous ajuster. Cette crise est une première pour toutes les entreprises, les erreurs sont inévitables.
Considérer les nouvelles méthodes de travail
Assurer un milieu de travail sécuritaire en respectant la distanciation physique n’est pas forcément chose facile. Si l’option du retour au bureau est proposée à vos employés, dotez-vous d’un plan qui répond aux exigences sanitaires :
- Avez-vous suffisamment de produits désinfectants?
- Est-ce que les employés ont assez d’espace entre eux?
- Envisagez-vous des corridors à sens uniques?
- Y aura-t-il un nombre maximal d’employés pouvant prendre l’ascenseur en même temps?
- Est-ce que tous les employés pourront revenir au bureau?
- Diviserez-vous les employés en sous-groupes? Équipe A pour la semaine A, etc.
- Le télétravail est-il toujours conseillé?
Ce sont là toutes des questions, et bien d’autres encore, pour lesquelles vos employés voudront des réponses. Pour rassurer le personnel, il importe de leur communiquer que, pour chaque risque, il y a une solution potentielle.
La crise de la COVID-19 amène également les entreprises à revoir leurs méthodes de travail. Selon Jean-Marc Léger, de la firme de recherche marketing Léger, 79 % des employés au Québec sont satisfaits de leur expérience de télétravail. Une étude de Gartner, reprise par Isarta, indique que trois quarts des dirigeants américains envisageaient laisser au moins 5 % de leurs employés en télétravail de façon permanente à la suite de la crise.
D’un point de vue communicationnel, cela signifie que les entreprises se doivent d’être à l’écoute des besoins de leurs employés et de démontrer de la flexibilité afin de s’adapter à la réalité de tous.
Voici trois autres conseils pour communiquer le changement :
- N’oubliez pas que vos employés sont vos alliés les plus importants, qu’ils voudront des réponses à leurs questions.
- Utilisez des tableaux pour présenter les actions mises en place ou des visuels pour illustrer les mesures.
- Impliquez vos employés dans la recherche de solutions et soyez réceptif à leurs idées.
Certains auront remarqué que la base de ce blogue est la communication interne. Les défis qui attendent les entreprises sont nombreux et surtout, vécus pour la première fois. Pour passer au travers, vous aurez besoin de vos meilleurs ambassadeurs, soit vos employés, et les événements entourant le déconfinement ne font pas exception.
